12|06|2019
URSSAF : Conservation des documents nécessaires au recouvrement ou au contrôle des cotisations
La loi de financement de la Sécurité sociale 2019 prévoit que les documents papiers nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales par l’URSSAF peuvent être conservés sur support informatique. Les modalités devaient être fixées par arrêté. Le texte est publié. Ainsi de nouvelles règles de numérisation s’appliquent à compter du 1er juillet 2019.L’employeur doit conserver les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de la date de leur établissement ou de leur réception. Ceux qui sont établis sur un support papier peuvent être conservés sur un support numérique. À compter du 1er juillet 2019 leur numérisation s’effectue dans les mêmes conditions et garanties prévues dans le domaine du droit fiscal (Livre des procédures fiscales art. A102 B-2).
Reproduction des documents nécessaires au recouvrement et au contrôle des cotisations
Ainsi la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique. Elle doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être respectées. Les dispositifs de traitements sur image sont interdits.Archivage des documents nécessaires au recouvrement et au contrôle des cotisations
L’employeur doit assurer directement l’archivage de ses documents ou mandater un tiers afin qu’il remplisse cette mission. Chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3). Le but est de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.- De plus le document numérisé doit être assorti :
- d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d'une empreinte numérique ;
- d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
