13|03|2023
FACTUR-X : FIN PROGRAMMEE DES FACTURES PAPIER (5)
Le passage à la Factur-X vous concerne : c’est un enjeu majeur dans le cadre de la gestion de vos activités professionnelles.
Face à ce défi, Cerfrance Dordogne vous accompagne et propose de vous informer pas à pas pour tout comprendre de la facture électronique. Des articles seront ainsi publiés en feuilleton, tous les vendredis.
3-1 Le paiement et le recouvrement automatisé des factures électroniques
Le paiement de facture électronique est une fonction des services bancaires en ligne, mobiles et téléphoniques, dont les effets sont similaires à ceux d’un virement bancaire.
Il permet à un client de virer de l’argent de son compte de transactions ou de sa carte de crédit à un compte spécifique d'un créancier, d'un fournisseur…
Ces paiements seront exécutés en ligne sous forme de lien automatique de paiement.
Ils seront initiés par le payeur mais peuvent également être configurés en tant que prélèvement automatique.
Outre la fonction de paiement de factures, la plupart des plateformes proposeront également diverses fonctionnalités avec leurs systèmes de paiement électronique :
- Paiement à l’échéance ;
- Relance automatisée des clients en retard d’échéance ;
- Programmation de paiements anticipés à effectuer à une date précise ;
- Cession de créances ;
- Mandat de recouvrement amiable des créances et encaissement.
L’objectif est de limiter les impayés et de mieux gérer la trésorerie des entreprises.
3-2 Le stockage des factures électroniques
L’archivage des factures électroniques de l’entreprise sera obligatoire et devra être organisée.
Il pourra faire l’objet d’un service de la plateforme ou d’un autre process de SAE (Système d’Archivage Electronique) mis en place par l’entreprise.
L’article 289.V du Code Général des Impôts (CGI) indique que « l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation ».
D’ores et déjà, afin de favoriser la dynamique de dématérialisation des process et de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de documents papier, les obligations pour les factures établies ou reçues sous format papier ont été simplifiées.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’Administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Vous pouvez désormais numériser vos factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale de 6 ans. Le transfert des factures papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique et leur conservation sous format PDF assorti d’un dispositif sécurisé.
Les documents et pièces établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.
3-3 Le e-reporting
Inspiré des systèmes ayant déjà cours en Espagne, au Portugal ou en Russie, le « e-reporting » est la transmission à l’Administration fiscale, via des rapports fiscaux électroniques, de certaines informations (le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée…) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique afin de reconstituer l’activité économique d’ensemble de l’entreprise.
Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (ou transactions « Business to Consumer", BtoC/B2C) ou des transactions avec des opérateurs établies à l’étranger (exportations de biens et produits pour la maison réalisées au bénéfice d'entreprises hors Union Européenne (UE), livraisons intracommunautaires de biens et services, opérations vers les départements d'outre-mer).
Les données à déclarer seront les mêmes que celles incluses sur la facture électronique, à la différence du numéro d'identification fiscale des entreprises.
Le Siren sera remplacé par le numéro de TVA intracommunautaire pour les transactions réalisées au sein de l'Union Européenne et un code différent sera à inclure pour les transactions hors UE.
Pour les opérations réalisées en B2C, si l’entreprise utilise un logiciel de point de vente, elle devra déclarer un récapitulatif de tous les tickets délivrés pendant la journée, désigné comme ticket Z.
Si l'entreprise délivre des factures électroniques, elle pourra communiquer les données de facturation requises par l'Administration via le même canal utilisé pour le circuit de facture électronique B2B, sans les transmettre au client final.
Enfin, si l'entreprise ne dispose d'aucun système informatique, elle devra envoyer un récapitulatif des opérations hebdomadaires ou mensuelles.
L’e-reporting sera envoyé via la plateforme de dématérialisation de l'entreprise à la plateforme publique.
Complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.
A) Fréquence d'envoi du e-reporting
La fréquence d'envoi des rapports dépendra du régime d'imposition auquel est soumise chaque entreprise.
Pour les entreprises soumises au régime fiscal normal, le rapport hebdomadaire devra être transmis dans un délai de 4 jours.
Pour les entreprises ayant un régime fiscal spécial, ces dernières devront transmettre leur rapport chaque mois dans un délai de 7 jours à compter de la fin du mois.
B) Calendrier de mise en œuvre
Le système de e-reporting suit le même calendrier obligatoire que celui de la facture électronique B2B, soit à partir du 1er juillet 2024.
