02|01|2023

FACTUR-X : FIN PROGRAMMEE DES FACTURES PAPIER

1-3 Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Pour rappel, une facture est :

- Un document de nature commerciale et comptable établi par une entreprise (société, association, entrepreneur individuel…) ;

- Un document qui constate les conditions des achats et ventes de produits, marchandises et services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment) ;

- Un document obligatoire :

• Pour toute vente de marchandises ou de prestations de services entre professionnels (environ 2 milliards de factures) ;
• Pour toute vente de marchandises ou de prestations de services d’un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier (environ 20 milliards de factures) ;
• Pour toute activité de production, distribution ou services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ;
• Pour les ventes à distance, à savoir les échanges entre Etats de l’Union européenne, pour lesquelles l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
• Pour les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Pour le professionnel exerçant une profession libérale, la note d'honoraires est le document qui remplace la facture. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.

Dans la cadre de la facturation entre un professionnel et un particulier, on ne parle pas de facture, mais de note. La note contient moins d'éléments que la facture.

En cas de sous-traitance, la facture est délivrée par le sous-traitant.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende d'un montant inférieur ou égal à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction, le maximum de l'amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.

Aujourd’hui, il existe trois formes de factures :

• En format papier ;
• En format PDF ordinaire ou avec signature électronique ;
• Tout type de fichier électronique répondant aux exigences de la réglementation française.

Les factures papier et les factures PDF non scellées électroniquement vont disparaitre.

L'article 289-VI du Code Général des Impôts (CGI) définit la facture électronique comme étant une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous une forme dématérialisée. Une facture électronique est donc une facture traitée 100 % numériquement de bout en bout !

D'autre part, le CGI impose des conditions de garantie quant à l'authenticité de l'origine de la facture, mais aussi sur l'intégralité du contenu et sur la lisibilité de la facture.

Aujourd’hui, il existe encore peu de factures électroniques. Elles représentent 10 % des factures émises.

A) Les différentes formes de facture électronique

L’article 289-VI du Code Général des Impôts (CGI) prévoit trois types d'échanges possibles pour la facturation électronique :

• Les factures PDF au format non structuré à condition de lui apporter un scellement numérique qui permet de garantir son intégrité, son authenticité et sa conservation. Elles ne sont toutefois lisibles par un ordinateur que par la technique d’ « océrisation » qui permet de convertir une image de texte en caractères lisibles par un ordinateur ;
• Les factures au format structuré : ce sont les factures qui suivent les normes de l’EDI (Echanges de Données Informatisés).
  Elles répondent donc aux exigences de l’Administration fiscale française puisqu’elles permettent de collecter toutes les données de chaque facture.
  Le protocole EDI exige d’avoir un annuaire et des protocoles parfaitement compatibles entre les différents partenaires commerciaux. Il est peu adapté à la généralisation de la facture électronique aux petites entreprises car il nécessite une parfaite cohésion entre les annuaires EDI des différents partenaires commerciaux ;
• Les factures au format hybride : ce sont des PDF dont les informations sont également structurées de sorte qu’elles puissent être lues et comprise par une machine. C’est le cas de la Factur-X. Ce type de facture réconcilie donc les deux mondes précédents.

Les factures électroniques doivent être scellées à l’aide d’un certificat numérique, véritable tampon électronique de l’entreprise. Il permet :

• D’authentifier l’origine du document et d’identifier l’émetteur de manière certaine ;
• De prouver l’intégrité du document et de justifier que les données n’ont pas été modifiées.

La Factur-X est acceptée par la plateforme Chorus Pro et par la DGFiP.

La mise en place de la facture électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :

• Une gestion des flux de factures plus simple ;
• Une accélération des encaissements en diminuant les erreurs de saisie donc le nombre de litiges et en facilitant les virements et les paiements ;
• Une facilité de lecture et de saisie grâce à un contenu simple et structuré et à un process automatique ;
• Une gestion de la trésorerie facilitée (meilleur suivi des échéances de paiement des fournisseurs et des clients et des statuts de facturation) ;
• La mise en place de « tableaux de bord » et d’outils de pilotage ;
• Une sécurité et une traçabilité accrue.

Pour répondre à cette nouvelle obligation de facturation électronique, le chef d’entreprise devra adopter une nouvelle rigueur dans son organisation administrative : il devra établir plus rapidement les factures et mieux gérer la transmission des pièces. Vous devrez également utiliser une plateforme de dématérialisation immatriculée pour collecter, traiter et transmettre vos factures.

B) La norme Factur-X

La norme Factur-X est un format de facture électronique parmi d’autres reconnu en France et en Allemagne. Elle répond à la norme européenne EN16931 qui a pour objectif de simplifier les échanges et la dématérialisation fiscale entre les membres de l’Union européenne.

Elle intègre à la fois :

• La lisibilité par un humain (format PDF) ;
• La capacité d’automatisation de traitement des données de la facture par un ordinateur (format XML).

On appelle ce concept une facture mixte ou facture hybride.
Ce format mixte est donc particulièrement intéressant pour les entreprises qui ont des clients particuliers et professionnels car il permet de produire le même format pour tous les clients.

Ainsi, la Factur-X se présente comme une facture classique en PDF à l’intérieur de laquelle est attaché un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (numéros SIRET, date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, montants HT et TTC, adresses de facturation et de livraison…), conforme à la norme européenne, et directement accessible et lisible par les systèmes d’informations et les solutions de traitement de factures.

La Factur-X est une norme qui contient cinq standards principaux afin de permettre la plus large adoption par les entreprises de toutes tailles.
Selon le format dans lequel on émet, on transmet plus ou moins d’informations.
L’émetteur émettra dans le format le plus adapté.
Le destinataire exploitera ce qu’il peut/veut.